Manuale per l’utente dbSUITE

Manuale per l’utent= e *dbSUITE* *[22* *febbraio 2012]*

PR= ESENTAZIONE = Questo manuale sintetico è destinato agli utenti di dbSUITE, software destinato alla gestione del SUAP, sportello unico per le attività produttive, da parte delle imprese, dei prof= essionisti, degli operatori della pubblica amministrazione e degli amministratori pub= blici responsabili dei comuni o dei diversi enti presso i quali è incardinato il Servizio SUAP. = L’applic= ativo presenta un'interfaccia amichevole e molto intuitiva, che consente all'utente di operare da subito in piena autonomia. Ciò nonostante, le istruzioni che seguono consentono da subito un approccio al programma pienamente consapevole. = Il sito dbSUITE è ottimizzato e t= estato per funzionare su browser *Internet Explorer*. = La navigazione= nel software è distinta tra la sessione libera e quella qualificata. <= o:p> = Vedi: navigazione libera, navigazi= one qualificata, qualificazione utente, domande frequenti, pulsantie= re di comandi, altre funzioni.<= /p>
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-1- NAVIGAZIONE LIBERA = Nella navigazi= one libera (cui si accede dall’apposito pulsante verde) l’utente può = consultare i contenuti liberi del sito: = • bacheca SUAP, con gli avvisi in pubblicazione e le news; = • manuale d’uso di dbSUITE; = • schede attività, che riportano = tutte le informazioni per le procedure amministrative relative alle varie tipol= ogie di attività produttive; = • modulistica; = • normativa ricorrente relativa alle attività ed agli impianti produttivi, nonché al procedimento amministrativo; = • carta dei servizi, recante ulteriori informazioni sui servizi SUAP e sulle modalità di fruizione degli stessi; = • collegamento al portale governativo www.impresainungiorno.it ed all’archivio dei SUAP istituiti in Italia; = • selezione del comune d’interesse= e da qui consultare, per il comune selezionato: = &nbs= p; • avvisi in pubblicazione; = &nbs= p; • orari d’apertura al pubblico degli uffici SUAP;= = &nbs= p; • prenotazione telematica di un colloquio presso il SUAP; = &nbs= p; • elenco delle pratiche in corso; = &nbs= p; • elenco delle pratiche concluse; = &nbs= p; • conferenze di servizi in corso.
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-2- NAVIGAZIONE QUALIFICAT= A = L’access= o alla navigazione qualificata richiede l’inserimento di “Nome utente” e “Password”.
	ATTENZIONE = Rispettare le lettere maiuscole (es.: codice fiscale) e minuscole.
= La navigazione= nel software è distinta per livelli di qualificazione degli utenti: = • persona (fisica o giuridica), a cui &e= grave; consentito l’accesso alla consultazione di tutte le pratiche nelle quali è presente tra le persone intestatarie; = • consulente (professionista incaricato,= a vario titolo, dell’espletamento di una determinata pratica), a cui è consentito l’accesso alla consultazione di tutte le pratic= he in cui è segnalato come consulente; = • agenzia per le imprese, a cui è consentito l’accesso alla consultazione di tutte le pratiche dei pr= opri clienti; = • responsabile SUAP, a cui è cons= entito l’accesso alla lavorazione di tutte le pratiche che interessano il = SUAP d’appartenenza; = • vicario SUAP, a cui sono consentite le funzioni del Responsabile SUAP ad eccezione di: modifica procedimenti assegnati al Responsabile SUAP e modifica dei dati relativi allo staff del SUAP; = • istruttore SUAP, a cui è consen= tito la visualizzazione di tutte le pratiche che interessano il SUAP d’appartenenza e la modifica delle pratiche in assegno;<= /span> = • collaboratore SUAP, a cui è consentito la sola visualizzazione di tutte le pratiche che interessano i= l SUAP d’appartenenza; = • amministratore comunale, a cui è consentito un accesso identico a quello del collaboratore SUAP; = • ente terzo, a cui è consentito consultare tutte le pratiche in cui l’ente risulta coinvolto per un endoprocedimento di sua competenza.
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-3- QUALIFICAZIONE UTENTE<= o:p> = = Per accedere alla navigazione qualificata (dall’apposito pulsante verde), l’ute= nte inserisce il “nome utente” e la “password”. = In occasione d= el primo accesso, non disponendo delle chiavi necessarie, bisogna attivare la procedura di “qualificazione utente” (dall’apposito pulsante inserito nella finestra di popup).
	ATTENZIONE – Impostazioni del computer locale. = Può accadere che l’utente incorra= nella mancata apertura delle finestre di dialogo. In tal caso procedere come se= gue: -1. verificare se il browser ha il blocco popup; -2. accedere (su Explorer) al menu a tendina “Strumenti” (per versioni meno recenti) oppure selezionare l’icona delle opzioni (ruota dentata in alto a destra, per le versioni più recenti); -3. selezionare “Opzioni internet”; -4. selezionare “Privacy”; -5. verificare che = il “Blocco popup” sia disabilitato. Se lo si vuole mantenere abilitato, è possibile intervenire su “Impostazioni” ed aggiungere il sito web www.db3.it all’elenco dei siti su cui restano abilitati i popup. = A questo punto, se il problema persiste, occor= re verificare l’eventuale presenza di toolbar aggiuntive nel browser in uso. Ques= te, infatti, presentano spesso la funzione di blocco popup; quindi anche per = esse va consentito l’uso dei popup dal sito web www.db3.it.
= Vanno inseriti= i dati richiesti e va data conferma della loro correttezza. Quindi compare = un messaggio di conferma del successo dell’operazione di prequalificazione. A questo punto un messaggio e-mail è già stato spedito alla casella di posta elettronica ordinaria indicata dall&#= 8217;utente in fase di registrazione, con indicazione del “nome utente” e della “password” assegnati. = Lo stesso mess= aggio riporta anche un link sul quale agire per completare la procedura di qualificazione. = Da questo mome= nto è possibile accedere alla navigazione qualificata mediante le chia= vi ricevute (“nome utente” e “password”).= = L’utente può, in seguito, modificare da solo la password.
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-4- DOMANDE FREQUENTI= = • Come faccio a presentare una pratica al SUAP ?<= o:p> Per l’inoltro= di un qualsiasi documento o di una nuova pratica al SUAP, bisogna accedere alla navigazione qualificata con le chiavi d’accesso (“nome utente= ” e “password”) della persona che sta provvedendo alla spedizio= ne. A questo punto si apre il pannello di gestione dell’utente e da qui è possibile cliccare sul pulsante aranc= ione “Carica documenti” (sull’apposita pulsantiera). Si apre così la maschera d’inseri= mento da compilare con i seguenti dati: • la data è preimpostata dal sist= ema (data odierna); • intestatario, ossia il titolare della pratica; • sede legale, ossia l’indirizzo completo di c.a.p., comune, provincia, toponimo e numero civico (obbligat= orio); • tramite, ossia la persona che sta provvedendo alla spedizione (con le sue chiavi, “nome utente”= e “password”) per conto dell’intestatario; • la qualità o titolo in base al = quale il tramite spedisce (“Titolare” della ditta, “Legale rappresentante” della società, “Procuratore speciale” appositamente nominato per l’in= oltro telematico della pratica, “d’ufficio” quando è il personale del SUAP a provvedere all’inoltro); • domicilio telematico, ossia la casella= PEC (posta elettronica certificata) presso la quale si elegge domicilio ai fi= ni del recapito delle comunicazioni SUAP; • inoltra …, ossia la specificazio= ne se trattasi di una nuova pratica o solo della spedizione di un documento o di una comunicazione; • comune interessato, ossia il comune do= ve ricade l’intervento, l’esercizio o l’attività oggetto della pratica; • oggetto, ossia la descrizione di ci&og= rave; che si spedisce. In caso di nuova pratica riportare l’indirizzo pre= ciso e completo di numero civico relativo all'intervento o all’esercizio= . In caso di comunicazione e di documentazione integrativa, indicare sempre il numero di procedimento cui questa si riferisce. Premendo su “Prosegui” si ha un riepilogo dei dati inseriti, ai fini di una loro eventuale correzione o integrazione “Torna indietro”. Premendo ancora “Prosegui” si acce= de ad una maschera d’inserimento che consente il caricamento del file “.zip” da inviare al SUAP (consulta la domanda “Come predispongo il fascicolo digitale da spedire al SUAP ?”). La stessa maschera propone anche, in caso di n= uova pratica consistente in una SCIA (segnalazione certificata d’inizio attività), di scaricare il modulo “m102” che reca l’autocertificazione della completezza formale della SCIA in corso = di spedizione. Tale autocertificazione va sottoscritta digitalmente da un professionista abilitato e consente di ottenere dal sistema una ricevuta automatica valida ai fini dell’immediato inizio dell’attività (rif. art. 5, c. 4, D.P.R. 160/7-9-2010).= Se si decide di corredare la SCIA con la suddetta autocertificazione, spuntare l’apposita casella.<= /p> Quindi è possibile provvedere al carica= mento del file “.zip” relativo all’intero fascicolo digitale = da spedire al SUAP.
	ATTENZIONE = Il file “.zip” relativo all’= intero fascicolo digitale da spedire al SUAP non deve superare i 18 Mb di volume= .
Proseguendo ancora, si apre una nuova maschera= con l’anteprima della ricevuta (personalizzata) del SUAP, recante il nu= mero di protocollo elettronico attribuito alla documentazione spedita e, in ca= so di una nuova pratica, anche il numero di procedimento amministrativo attribuito dal sistema alla pratica. Questo numero di procedimento accompagnerà per sempre ogni evento legato a quella pratica.<= /o:p> = • Come predispongo il fascicolo digitale da spedire al SUAP ? Il fascicolo digitale da inoltrare al SUAP cor= risponde ad un unico file multipagina in formato “.pdf”, firmato digitalmente dal o dai soggetti interessati, s= ia come impresa che come consulenti, anche in presenza di elaborati tecnici.= La firma digitale deve produrre files di tipo “.p7m”. Non sono ammessi files di formato “signed”. È opportuno immaginare il fascicolo dig= itale come una sorta di quaderno da sfogliare scorrendo verticalmente le diverse pagine. Queste possono essere anche di formati diversi (A4, A3, … A= 0), purché riportino contenuti di autonoma rilevanza. Ad esempio: non = una tavola in formato A0 che riporta 4 diverse planimetri= e, ma 4 pagine (magari in A4 o A3) che riportano una planimetria ciascuna. È sempre preferibile che gli elaborati tecnici siano predisposti in forma di “relazione-progetto” (elaborato grafico-descrittivo), sviluppata per parag= rafi tematici ed intervallata dagli allegati amministrativi (es.: visure catastali, titoli di proprietà, ecc.) e dai grafici necessari. Quindi il file “.pdf” multipagina comprenderà: modulo domanda + moduli a corredo + scansioni dei documenti d’identità + scansioni dell’attestazione di versamento dei diritti istruttori + scansioni dei titoli di propriet&agra= ve; + scansione di ogni altro documento amministrativo + relazione-progetto.<= o:p> È ammessa la scomposizione in più files quando la progettazione è più complessa ed è opportuno scorporare elaborazioni specialistiche come la relazione paesaggistica, lo studio geologico, il progetto antincendio, eccetera. In ogni caso si consiglia di non superare i 4 o 5 files. Non sono ammesse integrazioni parziali ai pred= etti elaborati; ma questi, dopo le correzioni richieste, vanno ripresentati ne= lla loro interezza. = • Come riduco le dimensioni dei files da spedire al SUAP ? • Files di “Autocad”. &Egrav= e; opportuno sapere che i files di “Autocad” conservano in memor= ia tutte le istruzioni digitate dall’operatore nel corso del lavoro, a= nche se sono state poi cancellate. In realtà non si tratta di una vera cancellazione, ma di mancata visualizzazione. Per questo i files aumentano sempre le loro dimensioni, senza mai diminuirle, neanche quando si fanno massicce cancellazioni. Per ottenere una vera riduzione delle dimensioni, è consigliabile, a fine lavoro, aprire un nuovo file e trasferirvi= il lavoro tramite copia-incolla; sul vecchio file resteranno tutte le istruz= ioni che ne aumentavano le dimensioni. • Immagini. Trattandosi di elaborazioni = da inviare telematicamente e da consultare poi a video, è inutile inserire immagini con alta o media risoluzione. Basta la risoluzione per = il web; quasi tutti i programmi hanno dei comandi specifici per adattare la risoluzione delle immagini per il web. Considerate le esigenze di disporre comunque di elaborazioni con immagini ad alta risoluzione (per altre finalità), è consigliabile predisporre le elaborazioni ad a= lta risoluzione e poi duplicare il lavoro (i files) sostituendo le immagini “pesanti” con quelle più “leggere” da inoltrare telematicamente. • Campiture. Spesso è possibile ottenere lo stesso effetto grafico sostituendo a campiture continue delle= retinature, anche fitte, ma ottenendo un notevole ridimensionamento del volume del file. Anche in questi casi può es= sere consigliabile la duplicazione dei files (come per le immagini).
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-5- PULSANTIERE DI COMANDI= = Nella tabella seguent= e sono riepilogati i pulsanti di comando disponibili a seconda dei diversi livel= li di qualificazione degli utenti.
Pulsanti di comando	Responsab. SUAP 1	Vicario SUAP 2	Istruttore SUAP 3	Collabor. SUAP 4	Amministr. Comunale 5	Persona fisica/giur. 6	Consulente (profess.) 7
Profilo 1<= /o:p>	sì	sì	sì	sì	sì	sì	sì
Staff 2<= /o:p>	sì	sì
Pratiche 3<= /o:p>	3.1	3.2	3.3			3.6	3.7
Archivio 4<= /o:p>	4.1	4.2	4.3	4.4	4.5	4.6	4.7
Protocollo 5<= /o:p>	sì	sì	sì	sì
Posta in entrata 6<= /o:p>	sì	sì	sì	sì
Posta in uscita 7<= /o:p>	sì	sì	sì	sì
Carica documenti 8<= /o:p>	sì	sì	sì
Estendi archivio 9<= /o:p>	sì	sì
Anomalie 10=	sì	sì	sì	sì	sì	sì	sì
Appuntamenti 11=	sì	sì
= Istruzioni: • 1 =3D il p= ulsante “Profilo” consente di accedere alla finestra di dialogo per modificare i dati del profilo, come ad esempio il cambiamento della passw= ord, della sede legale, ecc.;
	ATTENZIONE = Se si accede al “Profilo” per camb= iare la password, ricordarsi, in seguito, di rispettare le lettere maiuscole e minuscole.
• 2 =3D il p= ulsante “Staff” consente di accedere alla finestra di dialogo per modificare i dati dello staff SUAP; • 3 =3D il p= ulsante “Pratiche” consente di accedere all’elenco delle pratic= he in corso, ma con le limitazioni di seguito specificate;= • 3.1 e 3.2 = =3D viene visualizzato l’intero elenco delle pratiche in corso, comprese quelle ancora da assegnare; • 3.3 =3D vi= ene visualizzato l’elenco delle sole pratiche assegnate all’istruttore interessato; • 4 =3D il p= ulsante “Archivio” consente di accedere all’elenco generale del= le pratiche, sia in corso che concluse, ma con le limitazioni di seguito specificate; • 4.1, 4.2, = 4.3, 4.4 e 4.5 =3D viene visualizzato l’intero elenco delle pratiche in archivio, comprese quelle ancora da assegnare; • 4.6 =3D vi= ene visualizzato l’intero elenco delle pratiche in archivio ove sia presente, tra gli intestatari, la persona (fisica o giuridica) interessat= a; • 4.7 =3D vi= ene visualizzato l’intero elenco delle pratiche in archivio ove sia presente, tra i consulenti, il professionista interessato; • 5 =3D il p= ulsante “Protocollo” visualizza il registro di protocollo, con 30 rep= ort per pagina; • 6 =3D il p= ulsante “Posta in entrata” consente di accedere alla finestra di dial= ogo per protocollare la corrispondenza in arrivo; • 7 =3D il p= ulsante “Posta in uscita” consente di accedere alla finestra di dialo= go per protocollare la corrispondenza in partenza; • 8 =3D il p= ulsante “Carica documenti” consente di accedere alla finestra di acquisizione di documenti o di pratiche esistenti; • 9 =3D il p= ulsante “Estendi archivio” consente di forzare i numeratori di protoc= ollo e di procedimento, al fine di inserire “vecchi” procedimenti.= • 10 =3D il = pulsante “Anomalie” consente l’accesso alla finestra di dialogo predisposta per segnalare anomalie di funzionamento del software allo sta= ff di “dbSUITE”; = • 11 =3D il pulsante “Appuntamenti= ” consente l’accesso alla finestra di gestione degli appuntamenti con= gli utenti (agenda on line per la prenotazione telematica dei colloqui in ufficio).
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-6- ALTRE FUNZIONI = • Finestra AVVISI / NEWS sulla home page.<= /span> È possibile selezionare le funzioni del= la finestra con testo a scorrimento verticale collocata nella parte destra <= span class=3DGramE>della home page; allo scopo, in testa alla finestra = sono selezionabili i pulsanti arancione “AVVISI” e “NEWSR= 21; che consentono di visualizzare i relativi contenuti. Gli “AVVISI” pubblicati sulla home page sono quelli d’interesse genera= le; mentre quelli d’interesse locale (comunale) sono pubblicati nelle analoghe finestre collocate nelle pagine dedicate ai singoli comuni.= Gli “AVVISI” sono inseriti dai Responsabili SUAP. Le “NEWS” sono inserite dallo staff “dbSUITE”.
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